Thuê Ngoài Kế Toán Hay Tuyển Nội Bộ: Hướng Dẫn Chọn Đúng Cho Doanh Nghiệp
admin
Bạn đang phân vân nên thuê ngoài kế toán hay tuyển một người về làm ngay trong công ty? Đây là câu hỏi chúng tôi gặp gần như trong mọi buổi tư vấn với chủ doanh nghiệp nhỏ. Hướng dẫn lựa chọn dịch vụ doanh nghiệp này sẽ giúp bạn đối chiếu hai phương án với tình hình thực tế của chính mình, thay vì chọn theo cảm tính hay lời khuyên chung chung.
Có anh chủ xưởng cơ khí ở Bình Dương gọi nhờ giúp khi sổ sách cuối năm rối tung. Có chị bán hàng online lại do dự, vì thuê ngoài nghe rẻ hơn nhưng chị không yên tâm giao tiền bạc cho bên ngoài. Chúng tôi hiểu cảm giác đó. Kế toán là phần việc không thể làm qua loa, và chọn sai ngay từ đầu thì doanh nghiệp sẽ trả giá bằng tiền lẫn thời gian.
Băn khoăn quen thuộc của doanh nghiệp nhỏ khi chọn cách làm kế toán
Điều khiến nhiều người chần chừ thường không phải thiếu lựa chọn. Họ hỏi bạn bè, đọc vài bài trên mạng, nhưng mỗi nơi nói một kiểu. Kết quả là việc quyết định kéo dài hàng tháng. Vì vậy, thay vì đưa ra một đáp án chung cho tất cả, chúng tôi muốn bạn tự đặt công ty mình vào khung so sánh gồm khối lượng chứng từ, ngân sách và mức độ phức tạp của nghiệp vụ.
Chọn nhầm phương án, chi phí âm thầm đội lên
Chi phí kế toán hiếm khi tăng rõ ràng. Nó đội lên từ từ qua những khoản tưởng như nhỏ. Doanh nghiệp tuyển nội bộ khi khối lượng chứng từ chưa đủ lớn sẽ phải gánh lương, bảo hiểm xã hội, chỗ ngồi và máy tính mỗi tháng. Cộng dồn lại, khoản cố định này không hề nhẹ.
Chiều ngược lại cũng có. Có nơi chọn đơn vị thuê ngoài giá thấp nhất để tiết kiệm, nhưng báo cáo về muộn và chứng từ thiếu sót liên tục. Doanh nghiệp buộc phải thuê thêm người kiểm tra lại, và khoản tiết kiệm ban đầu nhanh chóng biến mất. Giá phí chỉ là một phần của bài toán.
Nhiều doanh nghiệp còn giảm gánh nặng bằng cách đưa công nghệ vào những việc lặp đi lặp lại. Chúng tôi từng phân tích hướng này trong bài về tối ưu chi phí vận hành bằng AI, và phần lớn nguyên tắc đó cũng áp dụng được cho mảng kế toán.
So sánh ưu và nhược điểm của thuê ngoài và tuyển nội bộ
Mỗi phương án đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Không lựa chọn nào đúng cho mọi trường hợp, nên chúng tôi tách từng mặt ra để bạn dễ đối chiếu.
Thuê ngoài: chi phí nhẹ nhưng không phải lúc nào cũng vừa vặn
Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tránh khoản lương cố định hằng tháng. Theo quan sát của chúng tôi trên thị trường, mức phí phổ biến thường dao động khoảng 1,5 đến 5 triệu đồng mỗi tháng, tùy khối lượng và phạm vi công việc. Con số này thấp hơn nhiều so với lương một kế toán viên toàn thời gian, nên nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường bắt đầu từ hướng này.
Tuy nhiên, thuê ngoài không khớp với mọi doanh nghiệp có nghiệp vụ phức tạp. Giao dịch phát sinh đột xuất, hay yêu cầu gấp từ ngân hàng và cơ quan thuế, có thể khiến đơn vị bên ngoài xử lý không kịp. Khi báo cáo trễ hạn, công ty không chỉ mất thời gian mà còn có nguy cơ ảnh hưởng đến quyết toán thuế.
Vì vậy, chọn đúng đơn vị ngay từ đầu là bước quan trọng nhất. Chúng tôi đã gợi ý thêm các tiêu chí trong bài giới thiệu đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài uy tín. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên hỏi rõ thời hạn chốt sổ, cách trao đổi chứng từ và người phụ trách chính của đơn vị.
Tuyển nội bộ: kiểm soát chặt nhưng gánh nặng cố định mỗi tháng
Một kế toán ngồi ngay trong văn phòng mang lại lợi thế rõ ràng. Chủ doanh nghiệp có thể theo sát từng chứng từ, người kế toán nắm đặc thù công ty và xử lý phát sinh nhanh hơn. Với những công ty có quy trình nội bộ cần phối hợp liên tục, đây là điểm cộng khó thay thế.
Đổi lại, chi phí không nhỏ. Ngoài lương, doanh nghiệp còn phải lo bảo hiểm, phụ cấp, máy tính và phần mềm kế toán riêng. Tại các thành phố lớn, tổng chi phí cho một kế toán viên toàn thời gian có thể nằm trong khoảng 8 đến 15 triệu đồng mỗi tháng. Nếu chỉ có vài trăm chứng từ mỗi tháng, khoản đầu tư này có thể chưa tương xứng với khối lượng việc thực tế.
Cách chọn phương án phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
Không có công thức chung, nhưng hai yếu tố quyết định phần lớn lựa chọn là khối lượng công việc và ngân sách. Khi tư vấn, chúng tôi thường bắt đầu bằng hai câu hỏi: mỗi tháng sổ sách phát sinh bao nhiêu chứng từ, và ngân sách hằng tháng cho kế toán tối đa là bao nhiêu? Gần như lần nào, câu trả lời cho hai câu này cũng làm rõ phương án phù hợp.
Nhìn vào khối lượng và độ phức tạp của sổ sách
Trước khi quyết định, bạn nên đếm số hóa đơn và chứng từ phát sinh mỗi tháng. Nếu con số dưới khoảng một trăm, ít giao dịch xuất nhập khẩu và không có tồn kho phức tạp, thuê ngoài thường đã đủ dùng. Khi số chứng từ vượt hai trăm, hoặc công ty có nhiều chi nhánh và quản lý kho riêng, có người nội bộ sẽ hợp lý hơn.
Một khách hàng của chúng tôi từng rơi đúng vào tình huống này. Ban đầu họ thuê ngoài khá ổn, nhưng sau khi mở thêm chi nhánh thứ hai, khối lượng chứng từ tăng gần gấp ba và việc gửi qua lại bắt đầu gây chậm trễ. Họ chuyển sang tuyển một kế toán nội bộ và thấy công việc nhẹ đi đáng kể.
Nhiều đội kế toán nhỏ hiện nay cũng dùng thêm phần mềm để giảm nhập liệu thủ công. Hướng đi này chúng tôi đã đề cập trong bài về xây dựng tech stack tự động hóa gọn nhẹ, rất phù hợp cho đội ngũ ít người.
Cân đối ngân sách theo từng giai đoạn
Ngân sách quan trọng không kém khối lượng việc. Doanh nghiệp mới thường dòng tiền còn mỏng, nên thuê ngoài giúp chi phí linh hoạt hơn. Khi doanh thu đã ổn định và có kế hoạch mở rộng rõ ràng, đầu tư một kế toán nội bộ sẽ đáng giá hơn, vì doanh nghiệp kiểm soát tài chính chủ động và kịp thời hơn.
Cách làm chúng tôi thấy hiệu quả nhiều lần là bắt đầu bằng thuê ngoài, rồi tuyển nội bộ khi quy mô đủ lớn. Không nhất thiết phải chốt hẳn một bên ngay từ đầu, và chuyển đổi dần thường ít rủi ro hơn.
Thời điểm nên chuyển từ thuê ngoài sang tuyển kế toán nội bộ
Không có mốc thời gian cố định cho việc chuyển đổi, mọi thứ phụ thuộc tốc độ tăng trưởng thực tế. Tuy vậy, có vài dấu hiệu khá rõ. Khi đơn vị thuê ngoài bắt đầu trễ hạn, hoặc khi bạn phải giải thích lại quy trình quá nhiều lần mỗi tháng, chi phí ẩn về thời gian đã vượt khoản tiết kiệm ban đầu.
Chúng tôi từng gặp một công ty thương mại điện tử phải làm lại báo cáo thuế quý vì hóa đơn đầu vào bị bỏ sót. Sau lần đó, họ quyết định tuyển hẳn một kế toán nội bộ để tránh rủi ro tương tự. Một sự cố nhỏ như vậy có thể là tín hiệu để xem xét lại cách làm.
Chúng tôi khuyên doanh nghiệp đánh giá lại phương án kế toán khoảng sáu tháng một lần, giống như rà soát bất kỳ quy trình vận hành nào khác. Tinh thần này gần với lộ trình chúng tôi chia sẻ trong bài tự động hóa doanh nghiệp từ thủ công đến quy trình ổn định: bắt đầu đơn giản, rồi nâng cấp dần khi thật sự cần.
Nếu công ty bạn đang đứng giữa hai lựa chọn, hãy tính lại số chứng từ mỗi tháng và ngân sách thực tế của mình. Quyết định dựa trên số liệu của chính doanh nghiệp bao giờ cũng đáng tin hơn những lời khuyên chung chung. Và khi đã chọn, đừng quên kiểm tra kỹ năng lực cũng như cam kết của đơn vị cung cấp, dù là thuê ngoài hay tuyển người.