Không Gian Văn Phòng, Nội Thất Và Phụ Kiện Hiện Đại
admin
Không gian văn phòng, nội thất và phụ kiện hiện đại là chủ đề chúng tôi thường xuyên được hỏi đến, đặc biệt là khi công ty vừa mở rộng quy mô, thêm người, thêm phòng ban mới. Một chị quản lý văn phòng của công ty phần mềm từng kể với đội ngũ chúng tôi về nỗi khổ này: mỗi lần họp với đối tác nước ngoài, cả phòng lại nháo nhào tìm dây kết nối máy chiếu.
Đèn cũ trong phòng chỉ có hai chế độ, bật hoặc tắt. Không ai chỉnh được độ sáng cho phù hợp với từng buổi họp sáng hay chiều tối. Đối tác ở đầu cầu online thì cứ phải chờ, vì micro rè liên tục, nghe không rõ lời. Chị thừa nhận văn phòng vẫn giữ nguyên thiết bị từ ngày mới thành lập, công ty đã thêm nhiều đội nhóm mới sau vài năm nhưng thiết bị thì chưa từng nâng cấp. Câu chuyện văn phòng của công ty công nghệ nhưng thiết bị lại lạc hậu như vậy không hiếm gặp. Chúng tôi gặp khá nhiều doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhưng quên đầu tư song song cho hạ tầng thiết bị.
Không Gian Văn Phòng, Nội Thất Và Phụ Kiện Hiện Đại Nên Bắt Đầu Từ Đâu?
Trong quá trình tư vấn cải tạo văn phòng cho nhiều doanh nghiệp, đội ngũ chúng tôi nhận thấy một điều khá rõ: khoảng cách giữa văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại ngày càng lớn. Khoảng cách này ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm làm việc mỗi ngày của nhân viên. Đó không chỉ là chuyện thẩm mỹ bề ngoài.
Sự chuyển dịch này không nằm ở việc mua thêm vài món đồ công nghệ cho có phong trào. Đó là sự thay đổi trong cách cả không gian vận hành. Văn phòng kiểu cũ dựa vào việc con người tự tay điều chỉnh mọi thứ, từ bật tắt đèn, chỉnh nhiệt độ điều hòa, đến kết nối thiết bị họp, tất cả đều làm thủ công. Văn phòng hiện đại thì khác hẳn, phần lớn thao tác lặp đi lặp lại được tự động hóa, nhờ vậy nhân viên có thêm thời gian cho công việc thực sự quan trọng.
Một khách hàng của chúng tôi, công ty chuyên về logistics, từng chia sẻ rằng sau khi thay đèn và bố trí lại bàn làm việc, số nhân viên phàn nàn về mỏi mắt giảm hẳn. Họ không đo bằng con số cụ thể, nhưng cảm nhận rõ không khí làm việc dễ chịu hơn hẳn so với trước. Chúng tôi vẫn hay nói với khách hàng rằng nâng cấp văn phòng không cần làm một lần cho xong hết, mà cứ chọn đúng vài nhóm thiết bị cốt lõi trước rồi mở rộng dần theo ngân sách thực tế của công ty.
Hệ Thống Đèn Và Điều Hòa Thông Minh – Nền Tảng Cần Ưu Tiên
Với ngân sách nâng cấp văn phòng, chúng tôi luôn khuyên doanh nghiệp ưu tiên nhóm thiết bị nền tảng trước, thay vì mua sắm dàn trải mà không theo trọng tâm nào cả.
Đèn thông minh là khoản đầu tư đầu tiên đáng cân nhắc, đây là loại đèn kết nối được với ứng dụng điện thoại hoặc cảm biến chuyển động, có thể tự động điều chỉnh độ sáng theo giờ trong ngày. Nhờ vậy, văn phòng luôn duy trì ánh sáng phù hợp mà không cần ai đứng lên bật tắt công tắc suốt cả ngày. Với văn phòng có khu vực làm việc mở, đèn thông minh còn giúp phân vùng ánh sáng riêng cho từng khu, ví dụ khu họp cần sáng hơn khu nghỉ ngơi một chút.
Điều hòa điều khiển thông minh cũng quan trọng không kém. Loại điều hòa này cho phép hẹn giờ, điều chỉnh nhiệt độ từ xa qua ứng dụng. Một số dòng còn tự động tắt khi cảm biến không phát hiện người trong phòng. So với việc để máy chạy liên tục cả ngày không kiểm soát, cách làm này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí điện. Với văn phòng có giờ làm linh hoạt, không cố định giờ vào ra, lợi ích này càng rõ rệt hơn.
Thiết Bị Hội Nghị Và Màn Hình Tương Tác Cho Phòng Họp
Khoản đầu tư thứ hai đội ngũ chúng tôi thường khuyên là thiết bị hội nghị, đặc biệt với doanh nghiệp thường xuyên họp online với đối tác từ xa.
Hệ thống loa và micro thu âm chất lượng tốt giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Bên nghe không phải căng tai vì tạp âm hay giọng nói bị méo tiếng. Chúng tôi từng chứng kiến một buổi đàm phán hợp đồng bị kéo dài thêm nửa tiếng, chỉ vì micro cũ khiến hai bên phải nhắc lại liên tục những gì vừa nói. Chi phí nâng cấp một bộ loa micro hội nghị thực ra không quá lớn. So với thời gian và uy tín bị ảnh hưởng trong những tình huống như vậy, khoản đầu tư này hoàn toàn xứng đáng.
Màn hình tương tác cũng đáng cân nhắc, nhất là với công ty có nhiều buổi brainstorm hay đào tạo nội bộ. Loại màn hình này cho phép viết, vẽ trực tiếp lên bề mặt để trình bày ý tưởng, thay vì chỉ trình chiếu slide một chiều như trước. Với buổi thảo luận cần ghi chú nhanh ý kiến cả nhóm, màn hình tương tác giúp mọi người theo kịp mạch suy nghĩ chung, không bị rớt thông tin giữa chừng.
Nội Thất Công Thái Học Đi Cùng Thiết Bị Công Nghệ
Thiết bị công nghệ dù hiện đại đến đâu cũng cần phối hợp đúng với nội thất xung quanh. Nếu không, tổng thể không gian sẽ trông rời rạc, thiếu sự hài hòa cần thiết.
Chọn nội thất công thái học phối hợp cùng thiết bị công nghệ là nguyên tắc chúng tôi luôn khuyên áp dụng, đặc biệt khi lên kế hoạch cải tạo văn phòng từ đầu. Bàn làm việc nên có sẵn lỗ luồn dây, ổ cắm tích hợp để kết nối thiết bị gọn gàng, tránh tình trạng dây nhợ lộn xộn khắp nơi, vừa mất thẩm mỹ vừa dễ gây vấp ngã cho nhân viên.
Ghế công thái học kết hợp cùng bàn có độ cao phù hợp với màn hình cũng rất quan trọng, nhất là với khu vực thiết bị hội nghị, nơi nhân viên hay phải ngồi lâu. Điều này giúp tránh mỏi lưng, mỏi cổ sau những buổi họp kéo dài, điều vốn không hiếm trong môi trường công ty công nghệ hay agency.
Phụ Kiện Văn Phòng Hiện Đại Dễ Bị Bỏ Quên
Bên cạnh thiết bị lớn như đèn, điều hòa hay màn hình họp, nhiều doanh nghiệp lại bỏ quên nhóm phụ kiện nhỏ. Chính nhóm này lại ảnh hưởng không ít tới trải nghiệm hằng ngày của nhân viên.
Sạc không dây tích hợp ngay trên bàn làm việc là một ví dụ. Nhân viên chỉ cần đặt điện thoại lên bàn, không cần lục tìm dây sạc mỗi khi máy sắp hết pin. Ổ cắm thông minh có thể hẹn giờ, điều khiển từ xa cũng giúp tắt các thiết bị không cần thiết ngoài giờ làm việc. Cách này vừa an toàn hơn, vừa tiết kiệm điện đáng kể về lâu dài.
Giá đỡ laptop, bộ chia màn hình hay webcam rời chất lượng tốt cũng đáng đầu tư, nhất là với nhân viên phải họp online thường xuyên trong ngày. Một góc làm việc gọn gàng, đủ phụ kiện cần thiết luôn tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn hẳn so với bàn làm việc bừa bộn dây nhợ, sạc pin chằng chịt.
Vận Hành Và Bảo Trì Văn Phòng Thông Minh Sau Khi Lắp Đặt
Nhiều doanh nghiệp chỉ tính đến chi phí mua sắm ban đầu mà quên mất phần vận hành, bảo trì sau đó. Thiết bị thông minh vẫn cần được kiểm tra định kỳ, cảm biến cần vệ sinh, phần mềm điều khiển cần cập nhật để hoạt động ổn định lâu dài.
Đây cũng là lúc câu chuyện thiết bị công nghệ giao thoa với câu chuyện vận hành tòa nhà nói chung. Hệ thống điều hòa cần bảo trì đường ống định kỳ để tránh rò rỉ, ẩm mốc. Sàn văn phòng, đặc biệt ở khu vực gần cửa sổ hay tầng thấp, cũng cần được xử lý chống thấm đúng cách. Việc này giúp tránh ảnh hưởng tới thiết bị điện tử đặt gần đó. Doanh nghiệp muốn tham khảo thêm có thể xem qua giải pháp vận hành, vệ sinh và chống thấm cho tòa nhà văn phòng. Đây là mảng nên cân nhắc song song với đầu tư thiết bị công nghệ, không nên tách rời hai chuyện này.
Xu Hướng Thiết Kế Tối Giản Trong Không Gian Làm Việc
Ngoài yếu tố công nghệ, xu hướng thiết kế cũng ảnh hưởng nhiều tới cảm giác làm việc mỗi ngày. Chúng tôi nhận thấy ngày càng nhiều doanh nghiệp chọn hướng tối giản khi cải tạo văn phòng, thay vì bày biện quá nhiều chi tiết trang trí như trước.
Cách tiếp cận này không chỉ áp dụng cho nội thất vật lý. Trong lĩnh vực thiết kế giao diện phần mềm, triết lý thiết kế tối giản cũng đang được ưu tiên. Lý do là vì nó giúp người dùng tập trung vào nội dung chính, không bị phân tán bởi chi tiết thừa. Áp dụng tinh thần tương tự cho không gian văn phòng, đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách hàng ưu tiên gam màu trung tính. Nội thất nên có đường nét gọn, hạn chế để dây nhợ và thiết bị lộ ra ngoài. Không gian thoáng, ít chi tiết rối mắt giúp nhân viên tập trung hơn, đồng thời cũng dễ vệ sinh, bảo trì hơn về lâu dài.
Đồng Bộ Hình Ảnh Văn Phòng Với Kênh Bán Hàng Trực Tuyến
Song song với việc nâng cấp không gian làm việc thực tế, nhiều doanh nghiệp cũng chú trọng đầu tư kênh bán hàng trực tuyến. Mục đích là để hình ảnh thương hiệu đồng bộ, từ văn phòng ra tới website. Một văn phòng hiện đại nhưng nếu website bán hàng lại chậm, giao diện cũ kỹ thì vẫn tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu này, có thể tham khảo dịch vụ thiết kế website bán hàng của mona.media. Đây là một trong những đơn vị chúng tôi từng nghe khách hàng nhắc tới khi tìm nơi làm website chuyên nghiệp cho mảng bán hàng trực tuyến.
Ngoài website, việc tự động hóa quy trình vận hành nội bộ cũng đáng lưu tâm không kém, từ đặt lịch phòng họp tự động, quản lý thiết bị qua phần mềm, đến nhắc lịch bảo trì định kỳ. Tất cả đều giúp giảm bớt công việc thủ công lặp đi lặp lại cho bộ phận hành chính. Doanh nghiệp muốn tìm hiểu sâu hơn có thể tham khảo thêm lộ trình tự động hóa vận hành doanh nghiệp. Cách này giúp có cái nhìn tổng thể hơn, thay vì chỉ tự động hóa riêng lẻ vài công đoạn nhỏ.
Lời Kết
Đầu tư đúng thiết bị giúp văn phòng vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đó cũng chính là bài học mà chị quản lý văn phòng chúng tôi nhắc đến ở đầu bài đã rút ra, sau nhiều lần cuộc họp bị gián đoạn vì thiết bị lạc hậu. Đừng để trang thiết bị công nghệ trong văn phòng của công ty bạn vẫn vận hành theo cách thủ công, lỗi thời. Hãy dành ngân sách hợp lý để nâng cấp những thiết bị thực sự cần thiết trước, rồi mở rộng dần sau theo đà phát triển của công ty.
Chúng tôi vẫn hay nhắc khách hàng nên cân đối ngân sách giữa nội thất và thiết bị công nghệ, thay vì dồn hết vào một phía mà bỏ quên phía còn lại. Một không gian văn phòng, nội thất và phụ kiện hiện đại được đầu tư hài hòa, từ ánh sáng, điều hòa, thiết bị hội nghị cho tới bàn ghế công thái học, luôn mang lại trải nghiệm làm việc tốt hơn hẳn so với việc chỉ đầu tư lệch về một hướng duy nhất.